Cloud-ERP: Die smarte Wahl für kleine Unternehmen und Mittelstand

Lohnt sich ein ERP-System für KMU?

In wohl jedem großen Unternehmen sind sie zu finden: ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning). Die komplexen Software-Lösungen verwalten Warenwirtschaft, Buchhaltung und viele weitere Geschäftsprozesse – an ihnen geht kein Vorgang, keine Rechnung und kein Kundenkontakt vorbei.

Doch ist es auch für kleine Betriebe und mittelständische Unternehmen sinnvoll, eine ERP-Lösung einzuführen? Und macht ERP-Software den Geschäftsalltag wirklich leichter? Die wichtigsten Antworten kennt Thomas Priemel, ERP-Consultant bei Quantox Technology:

Thomas, was macht eigentlich ein ERP-System?

Vereinfacht gesagt: Ein ERP-System – zumindest ein gutes – bildet alle Prozesse im Unternehmen ab, digitalisiert und vereinfacht sie. Vom Einkauf über die Buchhaltung bis zum Controlling sind so alle Daten übersichtlich in einer Software verfügbar.

Und was ist der Unterschied zwischen ERP und Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem beinhaltet nur einen Teil von dem, was im Unternehmen passiert: nämlich Einkauf, Lager und Logistik sowie Verkauf. Es steuert also die Warenbewegung. In manchen Fällen reicht das auch völlig aus. Es kann aber schnell unübersichtlich werden, wenn daneben noch andere Software im Einsatz ist. Ein ERP-System managt nicht nur Waren, sondern alle Ressourcen im Unternehmen: Betriebsmittel, Finanzen, und natürlich Personal. Das hat den Vorteil, dass die allermeisten Aufgaben mit derselben Software erledigt werden können – und die Mitarbeitenden müssen sich nicht in mehreren Systemen auskennen.

branchenspezifische ERP-Erweiterungen

Für Unternehmen ab welcher Größe lohnt sich eine ERP-Software?

Kleine Betriebe mit einer Hand voll Mitarbeitenden kommen häufig noch ohne ERP-Software aus – jedenfalls denken sie das. Doch schnell kann es passieren, dass einzelne Mitarbeitende den ganzen Tag mit der Suche nach Dokumenten, dem Schreiben von Rechnungen und dem Sortieren von Belegen beschäftigt sind. Wenn also der manuelle administrative Aufwand so groß wird, dass keine Zeit mehr für gewinnbringende Tätigkeiten bleibt, lohnt sich eine ERP-Software. Ein anderer Fall: ein junges Unternehmen, das kurz vor dem ersten Wachstumsschub steht. Hier geht es gar nicht in erster Linie darum, Kosten und Zeit zu sparen – sondern eine skalierbare ERP-Lösung zu finden, die als Herzstück des Unternehmens mitwächst.

Welche Vorteile hat eine Cloud-ERP-Lösung?

Der wohl größte Vorteile einer Cloud-ERP-Lösung wie Haufe X360: Bei Saas (Software-as-a-Service) können die Unternehmen die Software einfach nutzen, ohne dafür eigene teure Server oder ein eigenes IT-Team bereitzustellen. Die Cloud-Software läuft über Apps oder Web-Browser und lässt sich so auf fast allen Endgeräten bedienen. Sie ist immer aktuell, ohne dass sich jemand um Updates kümmern muss. Die Daten lassen sich überall, im Unternehmen und im Home-Office, gemeinsam in Echtzeit bearbeiten. Zudem ist eine gute Cloud-ERP-Lösung jederzeit ohne Weiteres skalierbar – einfach neue Produkte, neue Kundendaten, neue Mitarbeitende oder Geschäftsprozesse anlegen. Die Rechenpower dafür steckt in der Cloud. Auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen geht denkbar einfach: Für viele Standard-Vorgänge sind Workflows vorhanden, die sich individuell anpassen lassen. Nicht zuletzt stecken transparente und planbare Kosten dahinter, denn die Unternehmen zahlen nur für das, was sie auch wirklich nutzen.

Welche ERP-Systeme sind für KMU geeignet?

Bei ERP-Systemen denken viele gleich an die ganz großen bekannten Anbieter. Doch diese sind häufig zu komplex und kostspielig, da sie in der Regel überdimensioniert sind. Die großen Anbieter bieten oft auch keinen passenden Support für kleine Kunden. Für einige Branchen gibt es spezialisierte Nischenprodukte von kleinen Software-Schmieden, etwa für Speditionen. Allerdings lassen diese oft wenig Spielraum, wenn das Unternehmen nicht zu 100 Prozent so arbeitet, wie es die Software vorsieht. Oder wenn innovative Angebote und E-Commerce dazukommen. Meine Empfehlung für kleine und mittlere Unternehmen ist ganz klar ein Cloud-ERP-System – und zwar von einem Hersteller, der gleichzeitig Erfahrung und frische Ideen mitbringt. Wir bei Quantox haben sehr gute Erfahrungen mit der Cloud-ERP-Lösung Haufe X360 gemacht und sind zertifizierter Partner. Das heißt: Wir beraten, implementieren und betreuen auch kleine Unternehmen stets mit einem persönlichen Ansprechpartner. Nach Bedarf können wir für Kunden über unsere Softwareentwickler sogar eigene individuelle Features realisieren.

Wie sieht es bei Cloud-ERP mit Sicherheit und Datenschutz aus?

Manche Unternehmen haben Vorbehalte bei Cloud-Lösungen – schließlich befinden sich die Daten physisch nicht im Unternehmen. Allerdings bieten Cloud-Anbieter wie Haufe ein Plus an Verfügbarkeit, Datenschutz und Sicherheit. Denn die Server stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland, das neben einer unterbrechungsfreien Stromversorgung über penible Zutrittskontrollen, Brandschutzmaßnahmen und Sicherheitssysteme verfügt. Fällt mal ein Server oder Rechenzentrum aus, übernimmt ein anderer bzw. ein anderes – und Backups sind maximal acht Minuten alt. Die Cloud-Lösung ist zu 100 Prozent DSGVO-konform, ISO 27001-zertifiziert und entspricht allen gängigen Compliance-Vorgaben. Solche Standards für Datensicherheit und Datenschutz können die meisten Unternehmen bei ihrer eigenen IT gar nicht einhalten – vom IT-Personal für Betrieb und Wartung ganz zu schweigen. Das ist auch der Grund, warum sich immer mehr Betriebe von „On-Premise“-Lösungen, also Software auf den eigenen Servern, verabschieden und SaaS nutzen.

Wie lange dauert die Einführung eines Cloud-ERP-Systems?

Beim Stichwort ERP-Einführung denken manche an monatelange Projekte mit gigantischen Kosten – und ganzen Abteilungen, die wochenlang nicht arbeitsfähig sind. In dieser Hinsicht kann ich kleine und mittelständische Unternehmen beruhigen. Ein Projekt von mehreren Monaten gibt es vielleicht noch bei riesigen Enterprise-Installationen auf neu angeschafften, firmeneigenen Servern in Konzernen. Eine Cloud-ERP-Software dagegen ist in der Regel innerhalb von zwei bis drei Monaten im Betrieb. Und während der Implementierungs-Phase bleibt das Unternehmen nahezu durchgehend produktiv: Die eigentliche Umstellung dauert höchstens einen Tag.

Wie läuft die Implementierung einer Cloud-ERP-Software ab?

Als erfahrener Partner setzen mein Team und ich ein Cloud-ERP-System Schritt für Schritt, aber zügig auf. Zuerst analysieren wir dafür, welche Funktionen benötigt werden und verschaffen uns einen Überblick über alle Prozesse im Unternehmen. Nachdem das alles abgestimmt ist, legen wir Basisdaten wie Maßeinheiten, Währungen, Rechnungs- und Auftragsarten sowie Stammdaten wie Artikel, Kunden und Lieferanten im neuen System an. Dann passen wir die Workflows und Schnittstellen zu anderen Systemen und Software-Lösungen an. Vor der Abnahme übernehmen wir lückenlos alle Daten aus bestehenden Systemen. Parallel dazu schulen wir die Mitarbeitenden auf Haufe X360. Und schon kann es losgehen.

Ein guter Rat für KMUs, die Bedenken gegenüber einer Cloud-ERP-Software haben?

Die Einführung eines Cloud-ERP-Systems klingt manchmal nach mehr Aufwand als Nutzen. Aber ist die Lösung erst mal im Unternehmen, bietet sie eine Menge neuer Chancen. Durch Automatisierung von Standardprozessen wie der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ergeben sich viele Erleichterungen im Geschäftsalltag. Und die Menschen im Unternehmen sind zufriedener, wenn sie sich wieder spannenderen Aufgaben widmen können. Dadurch rechnet es sich oft schon nach wenigen Monaten. Außerdem gibt es je nach Bundesland und Unternehmen unterschiedliche Fördermöglichkeiten. Gerne geben wir dazu ein paar hilfreiche Tipps.

Mit Haufe X360 und Quantox Geschäftsprozesse vereinfachen

Die 360° Unternehmenssoftware Haufe X360 vereint zahlreiche Funktionen und Vorteile in einer Lösung. Durch die Kombination aus klassischen ERP-Kernfunktionen mit branchenspezifischen und schnittstellenbasierten Erweiterungen sind Sie in der Lage, alle Geschäftsbereiche auf nur einer Plattform abzubilden. Als zertifizierter Implementierungs- und Vertriebspartner von Haufe X360 stehen wir Ihnen bei der Einführung der cloudbasierten ERP-Lösung zur Seite. Unsere erfahrenen ERP-Consultants begleiten Sie entlang des kompletten Beratungs- und Implementierungsprozesses und darüber hinaus.

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